Saiba o que é transformação digital nas empresas e como fazer

Transformação digital nas empresas é um assunto que vem sendo debatido por muitos donos e gestores de negócio. Porém, uma dúvida envolve a maioria deles: como colocá-la em prática?

Para responder essa pergunta de uma vez por todas, decidimos produzir este artigo que explica o conceito dessa mudança nas organizações e também quais são as etapas que você deve seguir para implantá-la. Confira o índice abaixo:

• o que é transformação digital;
• como funciona a transformação digital nas empresas;
• quais são os estágios da transformação digital;
• como aplicar a transformação digital em uma empresa.

Vamos em frente?

O que é transformação digital?

A transformação digital tem a finalidade de otimizar os processos de gestão da empresa, além de buscar melhoras na performance e na geração e resultados.

Como o mercado é formado por empresas que ainda não deram sequer os primeiros passos no mundo digital, a transformação deve ser feita em etapas que mostraremos a você mais adiante aqui mesmo neste artigo.

Aproveitamos para lembrar que essa mudança não é um projeto e sim um processo. Enquanto um projeto tem data de término, o processo é contínuo e assim devem ser as ações digitais aplicadas na sua empresa. 

Vejamos um exemplo do quão verdadeiro isso é. Um site é o principal canal online, prova disso é que todos os demais (redes sociais, email, canais de vídeo, entre outros) apontam para o site. Porém, simplesmente criar um site e deixá-lo estático na internet é o bastante? Adiantamos a resposta: não.

Um site precisa ser atualizado constantemente com conteúdos para que alcance melhores posições e visibilidade no Google para que o seu público consiga encontrá-lo. Portanto, seguir continuamente as tarefas digitais é o que fará gradativamente a transformação acontecer.

Qual é a origem da transformação digital?

Embora seja um assunto discutido pelas empresas há relativamente pouco tempo, ela começou a marcar presença no final dos anos 90 e começo da década de 00.

Além das plataformas de criação de sites gratuitos, as pessoas que navegavam com frequência na internet também passaram a conhecer plataformas de blogs, redes sociais, softwares de chat que passaram a ser usadas também pelas empresas que davam seus primeiros passos no ambiente digital.

Posteriormente, os e-commerces passaram a aumentar o faturamento do mercado de varejo, sobretudo com a vinda da internet móvel. Atualmente, o Brasil tem mais de 1 smartphone por habitante, o que fez as pessoas comprarem o que desejam em poucos cliques e “na palma da mão”.

Como funciona a transformação digital nas empresas?

É comum vermos empresas que ainda trabalham com processos tradicionais e decidem digitalizá-los em tempo recorde. Porém, é necessário que essa mudança seja feita de forma gradativa para que todos se adequem.

Vejamos, como exemplo, uma empresa que faz a sua gestão a partir de planilhas de Excel e documentos de papel durante anos. Ao adotar um sistema ERP cujas ferramentas ajudam a fazer uma gestão mais eficiente, os funcionários não aprenderão a usá-lo de um dia para o outro.

Por essa razão, essas soluções oferecem, junto com o software, um treinamento para que as equipes que o usarão conheçam bem as suas funcionalidades e entendam como elas deverão ser aplicadas nos seus trabalhos.

Portanto, antes de adotar esse tipo de transformação, é fundamental mudar a cultura organizacional em primeiro lugar. Realizar uma reunião com todos, explicar que os instrumentos e rotina de trabalho vão mudar com essa adoção digital são passos importantes para que os colaboradores comecem a se acostumar com a ideia.

Quais são as consequências da transformação digital?

Por mais que muitos falem sobre a importância dessa mudança, alguns não conseguem precisar quais consequências benéficas ela pode trazer, por isso a apresentamos a seguir:

• melhora na produção: a partir dos dados dos clientes, é possível produzir produtos que atendam a demanda;
• comunicação eficiente: as plataformas digitais permitem que você e sua equipe se comuniquem de forma interna e externa com mais eficácia;
• financeiro mais organizado: com o fluxo de caixa funcionando adequadamente, fica mais fácil evitar custos desnecessários e fazer investimentos estratégicos;
• ambiente de trabalho: caso a empresa tenha aderido ao home office, é essencial ter um sistema digital que funcione muito bem.

Quais são os estágios da transformação digital?

Como dissemos, a transformação digital não acontece da noite para o dia. Abaixo seguem as cinco etapas de sua aplicação nas empresas.

Estágio 1: adoção da tecnologia

Nesta primeira fase, a empresa faz o primeiro contato com as soluções tecnológicas e as vantagens que podem trazer para o negócio.

Caso mudar totalmente o sistema de gestão seja um passo muito grande a ser dado, este estágio pode se restringir a uma mudança menor como, por exemplo, substituir os documentos físicos por digitais.

Estágio 2: inserção da tecnologia no negócio

No segundo estágio, o gestor de uma organização entende como a tecnologia beneficiará o negócio, além de conseguir visualizar sua futura aplicação.

Ao aplicar um sistema digital e explicar seu uso aos colaboradores, aos poucos eles passam a ver que o trabalho se torna mais rápido e prático.

Estágio 3: inclusão da tecnologia na estratégia

Aqui, a tecnologia não faz parte apenas das ferramentas de trabalho, mas também do plano estratégico.

O sucesso das fases anteriores faz com que todos vejam a necessidade de um sistema integrado na gestão empresarial. Desse modo, as estratégias definidas por cada setor (marketing, vendas, financeiro, etc) passam a contar com os recursos tecnológicos disponíveis.

Estágio 4: infraestrutura tecnológica

Chegam ao quarto estágio as empresas que adaptaram a tecnologia ao seu modelo de negócios, tornando-a fundamental tanto na gerência quanto na oferta dos seus produtos ou serviços.

A Rock Content, por exemplo, desenvolve estratégias de Marketing de Conteúdo aos seus clientes. Porém, o software de gestão desses conteúdos é essencial para que o trabalho seja realizado.

Estágio 5: inovação tecnológica

Na quinta fase, como os processos tecnológicos já fazem parte do modus operandi de trabalho, chega o momento de sair da caixa e começar a pensar em inovações.

Certamente você tem competidores de mercado que também adotaram soluções digitais para atender o seu público com mais eficiência. Logo, qual diferencial você oferecerá nesse sentido para ganhar destaque e sair na frente da concorrência?

Apesar de este ser o último estágio dessa lista, sua aplicação é contínua, pois você deve estar sempre alerta às novas tendências para apresentar produtos e serviços inovadores. 

Como aplicar a transformação digital em uma empresa?

Por ter chegado até aqui, você deve estar se perguntando como começar a mudar o seu negócio digitalmente, certo? Pois, vamos à parte prática! 

Faça o plano estratégico

Quando uma empresa tem como objetivo ofertar um produto ou serviço é fundada, ela passa por um planejamento estratégico para que esse sucesso ocorra. Na transformação digital não é diferente.

Portanto, para montar um plano com essa finalidade, é preciso levar em conta quais são os maiores gargalos e como soluções digitais os resolverão, levando o negócio a alcançar os seus objetivos.

Mude a infraestrutura

Colocar a transformação digital em prática requer que a empresa tenha a estrutura necessária. Assim, antes de dar o primeiro passo, certifique-se de ter as condições para recebê-la.

Por exemplo: se os computadores usados pelos funcionários não tiverem a configuração mínima para receber os novos softwares, é preciso atualizar ou trocar esses equipamentos primeiro.

Caso o home office tenha sido adotado pela sua organização, trate também de ter um suporte de TI apto a fazer a instalação e suporte a distância desses programas.

Faça a mudança do mindset hierarquicamente

Conforme dissemos alguns parágrafos acima, a mudança precisa ser gradativa, ela começa ao informar os membros da empresa que as ferramentas de trabalho vão mudar para digitais.

Esse novo mindset deve ser passado, primeiro, aos líderes e gestores que deverão entender bem as razões dessa transformação para explicar aos seus liderados de maneira que eles também consigam ver as suas vantagens.

O gestor de marketing dirá à sua equipe que a automação das campanhas será melhor. No time comercial, os vendedores perceberão que terão recursos para vender mais. Em finanças, os envolvidos receberão a informação de que a administração de ingressos e egressos ficará mais eficiente. 

Resolva de imediato as falhas dos processos

Toda mudança traz erros que não estavam no planejamento. Quando a implantação de um novo sistema está sendo feita e o ritmo de trabalho aumenta, é comum alguns gestores deixarem os erros para lá e postergarem seus reparos. Porém, não faça isso.

Esse cenário é bastante comum quando envolve a integração de programas e ferramentas. Se um deles não tiver API aberto, por exemplo, o time de TI terá dificuldades em integrá-lo ao seu ERP, o que leva o gestor a pensar:

– Ah, vou continuar usando uma planilha de Excel para gerir o que deve ser feito nesse programa…depois, tento achar uma forma de integrar.

Contudo, esse “depois” dificilmente chega e prejudica a verdadeira transformação digital do negócio. Portanto, se houver falhas, trate de corrigi-las o quanto antes para evitar problemas futuros.

Agora que você sabe o que é transformação digital nas empresas e quais são os passos que devem ser seguidos, pode começar já a aplicá-la no seu negócio!

Lembramos que essa mudança deve envolver todas as ações dos setores da organização. Por exemplo: você sabe como a transformação digital é usada no Marketing de Conteúdo? Pois, continue conosco e confira a resposta neste artigo!